Property Administrator, Client Relations (Maternity Leave Replacement)

Ivanhoé Cambridge Inc.


Property Administrator, Client Relations (Maternity Leave Replacement)

Reference: 5938

Position type : Temporary

Location: Montréal


Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.


Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$60,4 billion in real estate assets as at December 31, 2020 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (, one of Canada's leading institutional fund managers. For more information:


Department : Édifice Jacques-Parizeau - Bureau


Position type : Temporary


Specific accountabilities

Reporting to the General Manager, Édifice Jacques-Parizeauy, you will be responsible for coordinating various operations to ensure the real estate complex runs smoothly and cost-effectively. You will  also contributes to developing and executing the annual marketing plan and manages customer service activities for Édifice Jacques-Parizeau.


Customer Service and Operations:

  • Analyze, monitor and ensure strict quality control of operations under his or her purview;
  • Provide supervision and oversee training and development of assigned staff. Conduct annual performance reviews and monitor progress with respect to established goals and career development plans;
  • Maintain high-quality relations with various tenant, supplier and internal department representatives;
  • Coordinate complaint management and settle problem situations to clients’ satisfaction;
  • Help develop and issue administrative and operational policies and procedures related to property management. Monitor business processes and performance indicators;
  • Regularly update rules concerning the use of common areas within the complex and enforce adherence to these rules;
  • Participate in contract negotiations and the tendering process for service providers; analyze bids received and make recommendations with regard to the selection process;
  • Ensure requirements for service contracts (plant care services, elevator maintenance, window washing, etc.) are met and keep a registry of all contracts currently in effect;
  • Plan and oversee janitorial maintenance within the property; define priorities and establish procedures and work methods. Inspect the property and adopt the necessary measures to uphold the complex’s brand image;
  • Develop and implement environmental programs aimed at reducing the property’s carbon footprint;
  • Help administer emergency measures and serve as a member of the emergency crew;
  • Coordinate and follow up on tenant fit-ups, liaising with leasing/construction teams and tenants. Attend site meetings and ensure compliance with established standards and rules;
  • Monitor and maintain environmental and sustainability certifications (BOMA Best, LEED, Ici on recycle!, etc.). Ensure leasing records are up to date; prepare vacant premises for leasing and maximize their value;
  • Coordinate with the Leasing Department to arrange property visits for prospective tenants;
  • Meet and ensure the smooth integration of new tenants. Provide documentation and information on tenant requirements and the various services available. Inform other tenants of new move-ins;
  • Supervise moving-out activities (elevators, access cards, keys, parking privileges, etc.) and make sure that the vacated premises meet all conditions stipulated in the lease. Inform other tenants of move-outs;
  • Coordinate all the activities regarding the bicycles. Coordinate the memberships and ensure the respect of the rules in place;
  • Supervise the activities in link with email management in order to make it optimal. Follow up with billing and offered services;
  • Manage the reception kiosks in the building. Ensure replacements, training, and follow-up of any procedure;
  • Supervise the activities of the Material Resources team, in charge of the management of the facilities for Ivanhoé Cambridge's head office. Be responsible for the budget allocated to this department;
  • Liaise with the media display company; oversee and administer the corresponding contract and approve advertising content of displays within the complex;
  • Supervise and optimize all activities related to managing the fitness centre. Review monthly reports from the on-site manager. Make sure the premises are properly maintained and oversee all upkeep and repair projects (major and minor);
  • Plan and supervise all aspects of indoor and outdoor displays, making sure they are consistent with the property’s vision and brand image;
  • Contribute to the purchasing of holiday and other decorations, in conjunction with the property manager;
  • Carry out any other related tasks requested by the immediate supervisor or required as part of the job.


Key requirements

  • Team spirit and commitment to continuous quality improvement;
  • Bachelor’s degree in business administration and property management;
  • Four to five years of related experience;
  • Proven ability to work in a computerized environment;
  • Strong interpersonal and organizational skills; self-motivated and self-sufficient;
  • Fluency in French and English.

If you are interested in this challenge, please submit your resume.


You have everything to gain!

When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.


Please apply online at :




Ivanhoé Cambridge Inc.


Administrateur(trice) immobilier(ère), Relations clients (Remplacement congé de maternité)

Référence : 5938

Type de poste : Temporaire

Endroit : Montréal


Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.


Ivanhoé Cambridge s’associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 60,4 G$ CA au 31 décembre 2020. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (, l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :


Service : Édifice Jacques-Parizeau


Type de poste : Temporaire


Des défis à la hauteur de vos talents!

Relevant de la directrice immobilière, Édifice Jacques-Parizeau, vous coordonnerez l’exécution des opérations afin d’assurer la bonne marche et la rentabilité du complexe immobilier et effectue la gestion du service à la clientèle.


  • Analyser, suivre et contrôler rigoureusement la qualité de service des activités sous sa supervision;
  • Voir à la supervision, au développement et à la formation du personnel sous sa responsabilité. Effectuer les évaluations de performance annuelles et assurer le suivi des objectifs fixés, des plans de développement de carrière;
  • S’assurer que des relations d’affaires de haute qualité soient entretenues avec les différents représentants administratifs des locataires et des différents services à l’interne
  • Coordonner la gestion des plaintes et régler toutes situations problématiques afin d’assurer la satisfaction de la clientèle;
  • Participer à l'élaboration et à la production des politiques et procédures administratives et opérationnelles pour la gestion de l’immeuble. Assurer le suivi des processus d’affaires et des indicateurs de performances;
  • Maintenir à jour les règlements d’usage des aires communes et en assurer le respect par les locataires;
  • Participer à la négociation, aux appels d’offre, à l’analyse des soumissions et faire les recommandations des contrats de fournisseurs de services;
  • Assurer le respect des contrats de service des opérations (entretien des plantes, entretien des ascenseurs, lavage des vitres, etc.) en vigueur et tenir à jour le registre de ceux-ci;
  • Planifier et contrôler les activités reliées à l’entretien ménager de l’immeuble, définir les priorités, ainsi que les procédés et méthodes de travail. Inspecter l’immeuble et adopter les mesures nécessaires pour maintenir l’image de marque du complexe;
  • Élaborer et mettre en place divers programmes environnementaux permettant de réduire l’empreinte écologique de l’immeuble;
  • Participer aux mesures d’urgence de l’édifice à titre de membre de la brigade;
  • Faire le suivi et la coordination des travaux d’aménagement de locataires entre les services de la location, de la construction et le locataire. Participer aux réunions de chantier et s’assurer que les standards et les règlements de l’immeuble sont respectés;
  • S’assurer du suivi et du maintien des diverses accréditations environnementales et de développement durable, tel que Boma Best, LEED, etc ;
  • Tenir à jour les fiches de location et assurer la préparation et la mise en valeur des espaces vacants;
  • Coordonner les visites des futures locataires avec le département de la location;
  • Effectuer une rencontre d’accueil et veiller à l’intégration des nouveaux locataires (moving-in). Fournir la documentation et l’information sur les règlements et les différents services offerts.  Informer tous les intervenants concernés;
  • Superviser les activités de départ des locataires (moving-out): utilisation des ascenseurs, carte d’accès, clés, stationnement et s’assurer que les locaux sont libérés selon les conditions prévues au bail.  Informer tous les intervenants concernés;
  • Coordonner toutes les activités reliées à l’espace à Vélos. Coordonner les abonnements et s’assurer du respect des règlements en place;
  • Superviser les activités reliées à la gestion de la messagerie de façon à les rendre optimales. Effectuer le suivi de la facturation et des services offerts;
  • Faire la gestion des kiosques d’accueil dans l’immeuble. Assurer les remplacements, la formation et le suivi de toute procédure;
  • Superviser les activités de l’équipe de Ressources Matérielles, en charge de la gestion des aménagements pour le siège social d’Ivanhoé Cambridge. Être responsable du budget alloué à ce département;
  • Agir à titre de personne-ressource auprès de l’entreprise d’affichage média, superviser et assurer l’application du contrat et, approuver le contenu publicitaire des panneaux installés dans l’immeuble;
  • Planifier et superviser tous les aspects de l’affichage intérieur et extérieur de l’immeuble en respectant la vision et l’image de marque de la propriété;
  • Participer à l’achat des décors de noël et autres activités en collaboration avec le directeur de la propriété;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitée par ses fonctions.


Connaissances et aptitudes requises

  • Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;
  • Baccalauréat en administration des affaires ou en gestion immobilière;
  • 4 à 5 ans d'expérience pertinente;
  • Capacité démontrée à évoluer dans un environnement informatisé;
  • Entregent, dynamisme, organisation, autonomie;
  • Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral comme à l’écrit ).

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!


Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.


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